Política de Tratamiento de Datos Personales

TIENDASWEB COLOMBIA

Política de Tratamiento de Datos Personales

Fecha de vigencia: 31 de julio de 2026

Versión: 1.0

Aplicación: Sitio web, plataforma, soporte y servicios de TiendasWeb Colombia

1. Propósito y alcance

Esta Política de Tratamiento de Datos Personales (la “Política”) explica cómo TiendasWeb Colombia, operada por The Automatic Office Corp (“TiendasWeb”, “nosotros” o “la Plataforma”), recolecta, almacena, usa, transmite, circula, actualiza, suprime y protege datos personales en relación con su sitio web, la Plataforma, sus canales de soporte y su relación con comerciantes, usuarios administradores, prospectos, aliados y visitantes.

Esta Política se adopta de conformidad con la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que las modifiquen, adicionen o reglamenten. Aplica al Tratamiento de datos personales efectuado por TiendasWeb en Colombia y, cuando corresponda, a datos tratados desde o hacia otros países para prestar el servicio.

Los términos “Dato Personal”, “Titular”, “Responsable”, “Encargado”, “Tratamiento”, “Transmisión” y “Transferencia” tendrán el significado previsto en la normativa colombiana aplicable.

2. El modelo de TiendasWeb y los roles de privacidad

TiendasWeb es una plataforma de comercio digital que permite a los comerciantes crear, administrar y operar sus propias tiendas en línea. La protección de datos depende del contexto: TiendasWeb controla ciertos datos de su propia relación comercial; en otros casos procesa información únicamente para que el comerciante pueda operar su tienda.

Punto esencial para clientes de una tiendaSi usted compró, se registró, pidió información o entregó datos a una tienda creada con TiendasWeb, el comercio identificado en esa tienda es el Responsable del Tratamiento. TiendasWeb puede alojar o procesar esos datos para prestar la tecnología, pero no decide independientemente las finalidades comerciales del comercio.

3. Datos personales que podemos tratar

3.1. Datos de comerciantes, administradores y contactos comerciales

• Identificación y contacto: nombre, documento cuando sea necesario, cargo, correo electrónico, teléfono, dirección comercial y país o ciudad.
• Datos de cuenta: usuario, contraseña cifrada o mecanismo de autenticación, preferencias, roles, permisos, configuraciones y registros de acceso.
• Datos de contratación y facturación de TiendasWeb: plan contratado, historial de suscripción, comprobantes, datos tributarios y datos necesarios para cobrar la suscripción. TiendasWeb no factura ni recauda por las ventas de los comercios.
• Datos de soporte y comunicaciones: solicitudes, conversaciones, archivos o información que el usuario entregue voluntariamente para resolver un caso.
• Datos técnicos: dirección IP, identificadores de dispositivo y navegador, sistema operativo, registros de seguridad, uso de funcionalidades y cookies o tecnologías similares.

3.2. Datos de clientes y visitantes de las tiendas de los comerciantes

Dependiendo de las funcionalidades activadas por cada comerciante, la Plataforma puede tratar por cuenta de este datos como nombre, identificación, correo electrónico, teléfono, dirección, pedidos, productos consultados, mensajes, datos de entrega, preferencias y demás información que el cliente entregue a la tienda. El comerciante es responsable de que cuente con una base legal y autorizaciones válidas para dicho Tratamiento, y de informar a sus clientes mediante su propia política de privacidad.

3.3. Datos que TiendasWeb procura no recolectar

TiendasWeb no solicita datos sensibles para operar el servicio ordinario. Tampoco está diseñada para almacenar números completos de tarjetas, credenciales bancarias de compradores, ni información de salud. Los comerciantes no deben cargar datos sensibles ni información financiera de tarjetas en campos no destinados para ello. Si excepcionalmente se requiere un dato sensible, se aplicarán las condiciones legales y se solicitará la autorización explícita que corresponda.

4. Finalidades del Tratamiento

4.1. Cuando TiendasWeb actúa como Responsable

• Crear, verificar, administrar y proteger cuentas; prestar el servicio contratado y cumplir los Términos de Servicio.
• Gestionar la suscripción de TiendasWeb, facturar el servicio de la Plataforma, controlar pagos de la suscripción, llevar registros contables y cumplir obligaciones tributarias y legales propias.
• Atender solicitudes, soporte técnico, peticiones, quejas, reclamos, devoluciones de llamada y comunicaciones operativas.
• Prevenir fraude, abuso, actividades ilícitas, incidentes de seguridad y uso contrario a los Términos de Servicio; realizar auditorías y conservar evidencia cuando sea necesario.
• Mejorar la estabilidad, experiencia, desempeño, seguridad y funcionalidades de la Plataforma mediante análisis técnicos, métricas agregadas o datos anonimizados.
• Enviar comunicaciones sobre la cuenta, cambios del servicio, seguridad, mantenimiento y, con la autorización aplicable, novedades, contenidos o comunicaciones comerciales de TiendasWeb. El Titular podrá retirar su consentimiento para comunicaciones comerciales en cualquier momento.
• Cumplir órdenes judiciales, requerimientos de autoridades competentes y demás obligaciones legales.

4.2. Cuando TiendasWeb actúa como Encargado de un comerciante

TiendasWeb tratará los datos de clientes y visitantes de la tienda únicamente para alojar, operar, mantener, proteger y dar soporte a la tienda y a las funcionalidades que el comerciante haya contratado o configurado, siguiendo sus instrucciones documentadas y el contrato aplicable. TiendasWeb no utilizará esos datos para venderlos, crear audiencias publicitarias propias ni enviarles marketing propio.

5. Autorización y bases para el Tratamiento

Cuando sea requerida, TiendasWeb solicitará la autorización previa, expresa e informada del Titular, por medios físicos, electrónicos o conductas inequívocas que puedan ser consultadas posteriormente. La autorización puede constar, entre otros, en la aceptación de esta Política, una casilla de aceptación, un formulario, un contrato, un registro de cuenta o un correo electrónico.

TiendasWeb podrá tratar datos sin autorización cuando exista una excepción legal, incluyendo información de naturaleza pública, requerimientos de una autoridad competente, cumplimiento de obligaciones legales, urgencia médica o sanitaria, o los demás casos previstos en la ley. La entrega de datos sensibles o de datos de niños, niñas y adolescentes será facultativa y tendrá las salvaguardas adicionales exigidas por la normativa.

6. Pagos, recaudo, facturación y credenciales de integración del comerciante

Cada comerciante elige y contrata directamente sus proveedores de pago, recaudo, facturación electrónica y servicios conexos. Para habilitarlos, el comerciante podrá ingresar o autorizar sus propias credenciales, llaves API, tokens u otros mecanismos de conexión. Las cuentas de dichos proveedores pertenecen al comerciante; este conserva la relación contractual, las obligaciones regulatorias, la gestión de su cuenta bancaria, la emisión de facturas a sus clientes y el recaudo de sus ventas.

TiendasWeb cobra una suscripción por el uso de la Plataforma y no cobra una comisión por transacción de las ventas del comerciante. TiendasWeb no actúa como entidad financiera, adquirente, agregador de pagos, recaudador, emisor de facturas en nombre del comerciante ni custodio de fondos de las ventas. Los datos de tarjeta y la información bancaria de los compradores deben ser capturados y tratados por el proveedor de pagos seleccionado por el comerciante, bajo sus propios términos y políticas.

Cuando TiendasWeb deba conservar una credencial técnica para mantener una integración solicitada por el comerciante, la almacenará usando medidas de protección apropiadas, como cifrado y controles de acceso, y la utilizará exclusivamente para operar esa integración. El comerciante es responsable de configurar, renovar, revocar y proteger sus credenciales y de evaluar la política del proveedor correspondiente.

7. Compartición, transmisión y transferencia de datos

TiendasWeb no vende datos personales. Podemos compartir o permitir acceso limitado a información personal únicamente cuando sea necesario y permitido, con las siguientes categorías de destinatarios:

• Proveedores que actúan por cuenta de TiendasWeb: alojamiento e infraestructura en nube, seguridad, correo electrónico, mensajería, soporte, analítica, facturación de la suscripción, monitoreo y mantenimiento técnico. Estos proveedores estarán sujetos a obligaciones de confidencialidad y seguridad acordes con el servicio.
• El comerciante, sus usuarios autorizados y los proveedores que este configure, respecto de los datos de su propia tienda y conforme a sus instrucciones.
• Autoridades públicas, judiciales o administrativas, cuando exista una obligación legal, una orden válida o sea necesario para la defensa de derechos de TiendasWeb o de terceros.
• Asesores profesionales, auditores, aseguradoras, cesionarios o potenciales adquirentes, únicamente bajo deberes de confidencialidad y cuando sea necesario para una operación corporativa o para proteger intereses legítimos permitidos por la ley.

La infraestructura y algunos proveedores pueden estar ubicados fuera de Colombia, incluidos países desde los cuales se prestan servicios de nube, soporte o seguridad. Cuando se realice una transmisión o transferencia internacional, TiendasWeb aplicará los mecanismos, contratos, autorizaciones y salvaguardas exigibles por la legislación colombiana.

8. Seguridad de la información

TiendasWeb adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para reducir el riesgo de adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Estas medidas incluyen, según el servicio aplicable, controles de acceso por roles, autenticación, cifrado en tránsito, protección de secretos de integración, registros de seguridad, copias de respaldo, monitoreo y procesos de respuesta a incidentes.

Ningún sistema de transmisión o almacenamiento es absolutamente seguro. Por ello, los usuarios deben proteger sus credenciales, emplear contraseñas robustas, limitar los permisos de sus colaboradores, revocar accesos que ya no necesiten y avisarnos de inmediato si sospechan un acceso no autorizado.

9. Conservación y eliminación

Conservaremos los datos personales durante el tiempo necesario para las finalidades informadas, la vigencia de la relación contractual, el cumplimiento de obligaciones legales, contables, fiscales, de seguridad o de atención de controversias. Una vez finalice la necesidad, se eliminarán, anonimizarán, bloquearán o conservarán con acceso restringido según corresponda.

Los datos de una tienda se conservarán conforme al contrato con el comerciante, las configuraciones del servicio y los períodos requeridos para copias de respaldo, seguridad, continuidad, resolución de incidentes y cumplimiento legal. Al terminar el servicio, el comerciante deberá solicitar o realizar oportunamente la exportación de la información disponible. TiendasWeb no está obligada a conservar datos de una tienda más allá de los plazos definidos en el contrato o exigidos por la ley.

10. Derechos de los Titulares

El Titular, sus causahabientes o representantes debidamente acreditados podrán ejercer los derechos reconocidos por la Ley 1581 de 2012, incluyendo:

• Conocer, actualizar y rectificar los datos personales frente a TiendasWeb.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo las excepciones legales.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la normativa aplicable, una vez agotado el trámite interno cuando sea procedente.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando proceda conforme a la ley.
• Acceder gratuitamente a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

11. Procedimiento para consultas, reclamos y solicitudes

Las solicitudes deben enviarse a los canales indicados en la sección 15. Para facilitar su atención, incluya: nombre completo del Titular, tipo y número de identificación, datos de contacto, descripción clara de la solicitud, documentos de soporte y, cuando actúe un tercero, la prueba de su representación. TiendasWeb podrá solicitar información razonable para verificar la identidad y proteger los datos del Titular.

11.1. Consultas

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Si no es posible atenderlas dentro de dicho término, informaremos al interesado los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.

11.2. Reclamos de corrección, actualización, supresión, revocatoria o presunto incumplimiento

Los reclamos se atenderán en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la recepción completa. Si el reclamo está incompleto, se solicitará subsanarlo dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes; si no se presenta la información requerida dentro de dos (2) meses, se entenderá desistido. Si la respuesta requiere una prórroga, se informarán los motivos y la fecha de respuesta, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.

Para datos de clientes de una tienda, la solicitud debe dirigirse primero al comerciante responsable. TiendasWeb colaborará con el comerciante cuando sea necesario y conforme al contrato aplicable, sin perjuicio de los derechos que la ley reconozca directamente al Titular.

12. Cookies y tecnologías similares

TiendasWeb puede utilizar cookies, píxeles, identificadores locales, registros y tecnologías similares para recordar preferencias, mantener sesiones, medir uso, proteger la Plataforma y mejorar la experiencia. El navegador permite bloquear o eliminar cookies; sin embargo, ciertas funciones pueden dejar de operar correctamente. Si se incorporan cookies no esenciales que requieran consentimiento, TiendasWeb habilitará el mecanismo de información y aceptación aplicable.

13. Datos de niños, niñas y adolescentes

La Plataforma no está dirigida a menores de edad. TiendasWeb no recolecta intencionalmente datos de niños, niñas y adolescentes salvo cuando sea permitido por la ley y se cuente con la autorización de su representante legal y las garantías aplicables. Si considera que un menor proporcionó datos sin dichas condiciones, contacte a TiendasWeb para evaluar y gestionar la eliminación o el bloqueo correspondiente.

14. Responsabilidades de los comerciantes

Cada comerciante que use TiendasWeb es responsable de sus propias prácticas de privacidad y debe, entre otras obligaciones:

• Publicar una política de tratamiento de datos propia, clara y accesible en su tienda, identificándose como Responsable del Tratamiento.
• Obtener las autorizaciones requeridas y conservar prueba de ellas; informar finalidades, derechos y canales de atención a sus clientes, prospectos y contactos.
• Atender las consultas y reclamos de sus Titulares y dar instrucciones lícitas, documentadas y verificables a TiendasWeb cuando requiera apoyo.
• No recolectar ni cargar datos sensibles, de menores o financieros en la Plataforma salvo que cuente con una base legal, autorización y medidas adecuadas.
• Cumplir sus obligaciones frente a sus proveedores de pago, facturación, mensajería, logística y cualquier tercero que configure en su tienda.

15. Identificación y canales de contacto

Para ejercer sus derechos, formular consultas o reclamos sobre los datos respecto de los cuales TiendasWeb es Responsable, puede comunicarse con:

Si su solicitud se refiere a una compra o interacción con una tienda específica, consulte la política y los datos de contacto publicados por ese comercio. TiendasWeb podrá redirigir la solicitud al comerciante cuando este sea el Responsable del Tratamiento.

16. Vigencia y modificaciones

Esta Política rige desde la fecha indicada en la portada y permanecerá vigente mientras TiendasWeb realice Tratamiento de datos personales. TiendasWeb podrá modificarla para reflejar cambios legales, operativos, de seguridad o de productos. Cuando el cambio sea material, publicaremos la versión actualizada en nuestros canales y, cuando corresponda, informaremos por correo electrónico, dentro de la Plataforma u otro medio razonable.

La versión vigente estará disponible en https://www.tiendasweb.com.co/privacidad/.

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